Voor elk bedrijf dat werkt op basis van uren is het nauwkeurig registreren van deze uren zeer belangrijk. Je wilt als bedrijf kunnen meten hoeveel uren je gebruikt en hoeveel dit kost, en je wilt facturen goed en op tijd kunnen sturen naar je klanten.
Als werkgever kan je op veel verschillende manier de uren registreren, maar vaak wordt dit gedaan in Excel of met speciale urenregistratie software. Zoals te lezen is in onze blog over Excel, is Excel verre weg van een geschikte en veilig manier om uren te registreren en je personeelsadministratie bij te houden. Urenregistratie software is dan de overzichtelijkste en veiligste manier om je uren bij te houden, en wel vanwege de volgende redenen:
#2 Alle gegevens bij elkaar
Urenregistratiesoftware gaat vaak hand in hand met andere software. Zo gaat het vaak samen met de volledige personeelsadministratie en met de registratie van verlof en verzuim. Door dit alles in één software te hebben, zoals bijvoorbeeld in Plannr, is het heel makkelijk om een overzicht te hebben van al je uren en kosten.
#1 Veilige opslag
Door gebruik te maken van software hoef je niet bang te zijn dat wanneer je computer het begeeft je gelijk al je gegevens kwijt bent. Urenregistratiesoftware zorgt ervoor dat er automatisch een back-up van alle gegevens wordt gemaakt en dat alle gegevens dus altijd veilig opgeslagen zijn.
Hiernaast voldoet (goede) urenregistratiesoftware ook aan de nieuwe eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. In deze wet, die vanaf 25 mei 2018 ingaat, staat onder andere dat gegevens veilig opgeslagen moeten zijn. Niet alleen is urenregistratiesoftware veiliger dan Excel, vanaf 25 mei is het gebruik van Excel voor personeelsgegevens zelfs onmogelijk gemaakt door deze wet.
#3 Bewaar het overzicht
Zoals net al vermeld is urenregistratie een stuk overzichtelijker wanneer er gebruik gemaakt wordt van urenregistratie software. Je ziet in één oogopslag hoeveel mensen je hebt ingepland per dag of evenement, hoeveel mensen je nog mist en in veel systemen hoeveel dit je gaat kosten. Door volledig overzicht te hebben in de uren wordt het inschatten van tijd en kosten voor zowel huidige als toekomstige projecten en evenementen ook een stuk makkelijker. Dit geeft niet alleen een goed inzicht in je bedrijfsvoering, maar zorgt ook voor duidelijke en transparante facturen voor klanten.
#4 Bespaar tijd en geld
Door gebruik te maken van urenregistratiesoftware bespaar je tijd en geld. Ondanks dat software niet gratis is, kan je er toch geld mee besparen, doordat de urenregistratie je veel minder tijd en werk kost. Niet alleen bij het registreren van uren vooraf, maar zeker ook met de correcties achteraf. Vrijwel niemand zit erop te wachten om achteraf iedereen langs te moeten gaan om alle uren te controleren en op te schrijven, zeker niet als dit gewoon simpel en snel kan met software. Ook vergeet je minder, snel uren te registreren wat ook weer zorgt voor minder correcties achteraf.
Urenregistratiesoftware is dus ideaal voor het zo effectief en efficiënt mogelijk registreren van uren. Een voorwaarde is echter wel dat je een makkelijk te gebruiken systeem hebt, waarbij het niet dagen in beslag neemt voordat je door hebt hoe het systeem het beste werkt. Ook zijn er verouderde urenregistratiesoftware online te vinden, die niet allemaal meer even geschikt zijn voor de veranderde arbeidsmarkt en de komst van flexibel werken.
Ben je opzoek naar een urenregistratiesoftware waarbij de bovenstaande 4 voordelen allemaal in één makkelijk te gebruiken systeem zit? Dan is Plannr het ideale systeem voor jouw bedrijf. Kijk op de website getplannr.nl voor meer informatie.
