Veel bedrijven maken nog gebruik van Excel voor het maken van hun personeelsplanning. Wanneer je een kleine groep medewerkers hebt kan dat prima. Maar wat nou als je bedrijf gaat groeien? Je zal van dan vanzelf merken dat Excel niet meer de juiste oplossing is. Lees hier waarom.
#1 Overzicht behouden
Wanneer je, zoals hierboven ook al besproken, steeds een grotere groep medewerkers krijgt wordt Excel vanzelf een grote en onoverzichtelijke puzzel van diensten en gegevens van medewerkers.
Het zorgt voor een hoop verwarring en uiteindelijk gaat het steeds meer tijd kosten om je planning op orde te krijgen.
#2 Beschikbaarheid
Vaak komt het voor dat mensen in jouw poule, allemaal een andere beschikbaarheid hebben. Daarnaast heb je ook nog te maken met vakanties, examens, feestjes en andere momenten dat iemand niet beschikbaar is! Het is onmogelijk dit voor iedereen goed bij te houden en er voor te zorgen dat je zo niemand op een moment inplant, dat diegene eigenlijk helemaal niet kan.
#3 Het doorgeven van het rooster
Wanneer het rooster dan toch is afgerond, mail je hem rond. Maar plots blijkt dat er toch nog wat moet worden aangepast! Je zal het rooster dan voor elke wijziging opnieuw naar iedereen moeten versturen, wat het overzicht bij jouw werknemers wegneemt en waarbij de frustratie toeneemt, na tien mailtjes op één dag.
#4 Het exact aantal gewerkte uur
Sommige beurzen doen het soms beter (of slechter) dan verwacht, waarbij jouw werknemers soms uiteindelijk een ander aantal uren werken dan verwacht. Dit moeten zij dan doorgeven en jij moet het dan aanpassen in het Excel bestand. Daarnaast is het haast onmogelijk om de daadwerkelijk gewerkte uren te vergelijken met het aantal ingeplande uren.
#5 Het uitrekenen van het loon
Bij elke maandafsluiting zal je, handmatig en per medewerker, uitmoeten rekenen wat iemand betaald krijgt. Daarna moet je nog de pauze’s er afhalen en de overuren er weer bij optellen.
Daarna moet je dit bestand ook nog eens controleren op fouten en kost dit alles een hoop tijd, die je vast beter had kunnen besteden.
Plannr neemt je zorgen uit handen
Herken je bovenstaande punten en kijk je na het lezen van dit artikel alweer op tegen het maken van een rooster in Excel? Met Plannr maak je makkelijk en snel een goede planning en zorgen wij er ook nog eens voor dat de administratie van uren en loon een stuk sneller verwerkt zijn!
