Wie denkt dat eventplanning vergeleken kan worden met het plannen van een feestje heeft het mis. Het plannen van een event kan erg stressvol zijn en er komt veel bij kijken. Daarom is het belangrijk om vooraf een goed stappenplan te maken zodat je geen stappen vergeet bij het plannen van je event. Hier vast een paar belangrijke stappen die zeker niet vergeten moeten worden.
1. Bepaal het doel van het event
Voordat je begint met het plannen van een event is het belangrijk om het doel van het event voor jezelf duidelijk te hebben. Een event zonder een duidelijk doel wordt namelijk nooit een succes. Je moet weten waarom je het event organiseert, wie je op je event wilt hebben en hoe een event jouw bedrijf daadwerkelijk kan helpen.
2. Stel een budget vast
Maak een budget en houd je hier ook aan. Dubbelcheck of je echt alles hebt opgenomen in je budget, zoals de kosten voor de locatie, de uitrusting, de catering, het personeel en eventuele kosten voor sprekers, acts, muziek of beveiliging op je event. Zonder een goed budget loop je al snel het risico om onverwachts grote bedragen te moeten betalen, waardoor een event je mogelijk meer kost dan oplevert.
3. Beslis over een datum en plek voor je event
Als het doel van het event duidelijk is en een budget is vastgesteld is het tijd om na te gaan denken over de juiste datum en locatie om je event te organiseren. Bij het beslissen van een juiste datum is het belangrijk om rekening te houden met eventuele andere evenementen, vakanties en feestdagen. De beslissing om je event door de weeks of in het weekend te houden hangt af van wanneer jou gewenste doelgroep beschikbaar is. Ook de locatie is belangrijk van je doelgroep en is vaak afhankelijk van je gevoel bij een bepaalde locatie. Echter is het ook belangrijk om goed na te denken over praktische zaken zoals ligging, bereikbaarheid, capaciteit en kosten van de locatie.
4. Geef inhoud aan je event
Zorg ervoor dat je gasten op geen enkel moment hoeven na te denken over wat ze kunnen doen of zich hoeven te vervelen op jouw event. Afhankelijk van het doel en de doelgroep voor je event is het vaststellen van een goed en vullend programma voor je event cruciaal. Beslis wat je in je programma wilt hebben en hoelang je deze bepaalde dingen in je programma wilt hebben en pas deze programmapunten daarna in een goed lopend programma. Houdt wel altijd rekening met programmapunten die eventueel niet door kunnen gaan en zorg voor een back-up plan. Zo kan een spreker altijd de dag voor je event ziek worden.
5. Zorg voor goede catering
Afhankelijk van de locatie, de grootte en de duur van het event is wat te eten en drinken onmisbaar op een event. Vooral wanneer gasten gaan netwerken doen ze dit vaak graag onder het gemak van een hapje en drankje.
6. Uitnodigingen en marketing van het event
Naast alle voorbereiding van het event is ook de marketing van het event erg belangrijk. Hoe goed het event dan ook is regelt, als niemand van het event af weet komt er niemand opdagen en wordt het event nooit een groot succes. Zorg dat je ruim van tevoren eventuele uitnodigen verstuurd zodat je gasten rekening kunnen houden met de datum en maak een duidelijk marketingplan. Zorg dat je bij de marketing goed rekening houdt met de doelgroep die je wilt bereiken en dat je je echt op deze doelgroep focust. Net zo goed als geen marketing, zorgt slechte marketing er ook voor dat je event geen succes wordt. Een event heeft een doel en wanneer de juiste doelgroep niet wordt bereikt kan je een heel leuk event hebben met veel mensen, maar heeft dit alsnog geen verdere invloeden op het succes van jouw bedrijf.
Het plannen van een event is erg tijd en energie rovend, maar met een goede planning kan het zeker een groot succes worden. De allerbelangrijkste tip? Begin ruim op tijd! Zeker bij grote events is er altijd een kans dat het regelen van bepaalde zaken langer duurt dan verwacht, dus houdt hier rekening mee.
Ook is het handig om na een event alles te noteren dat goed of minder goed ging, dit kan goed van pas komen bij een volgend event en voorkomt dat je dezelfde fouten nog een keer maakt.
