Een event plannen? Vergeet deze stappen niet

Home » Een event plannen? Vergeet deze stappen niet

Wie denkt dat eventplanning vergeleken kan worden met het plannen van een feestje heeft het mis. Het plannen van een event kan erg stressvol zijn en er komt veel bij kijken. Daarom is het belangrijk om vooraf een goed stappenplan te maken zodat je geen stappen vergeet bij het plannen van je event. Hier vast een paar belangrijke stappen die zeker niet vergeten moeten worden.

1. Bepaal het doel van het event

Voordat je begint met het plannen van een event is het belangrijk om het doel van het event voor jezelf duidelijk te hebben. Een event zonder een duidelijk doel wordt namelijk nooit een succes. Je moet weten waarom je het event organiseert, wie je op je event wilt hebben en hoe een event jouw bedrijf daadwerkelijk kan helpen.

2. Stel een budget vast

Maak een budget en houd je hier ook aan. Dubbelcheck of je echt alles hebt opgenomen in je budget, zoals de kosten voor de locatie, de uitrusting, de catering, het personeel en eventuele kosten voor sprekers, acts, muziek of beveiliging op je event. Zonder een goed budget loop je al snel het risico om onverwachts grote bedragen te moeten betalen, waardoor een event je mogelijk meer kost dan oplevert.

3. Beslis over een datum en plek voor je event

Als het doel van het event duidelijk is en een budget is vastgesteld is het tijd om na te gaan denken over de juiste datum en locatie om je event te organiseren. Bij het beslissen van een juiste datum is het belangrijk om rekening te houden met eventuele andere evenementen, vakanties en feestdagen. De beslissing om je event door de weeks of in het weekend te houden hangt af van wanneer jou gewenste doelgroep beschikbaar is. Ook de locatie is belangrijk van je doelgroep en is vaak afhankelijk van je gevoel bij een bepaalde locatie. Echter is het ook belangrijk om goed na te denken over praktische zaken zoals ligging, bereikbaarheid, capaciteit en kosten van de locatie.

4. Geef inhoud aan je event

Zorg ervoor dat je gasten op geen enkel moment hoeven na te denken over wat ze kunnen doen of zich hoeven te vervelen op jouw event. Afhankelijk van het doel en de doelgroep voor je event is het vaststellen van een goed en vullend programma voor je event cruciaal. Beslis wat je in je programma wilt hebben en hoelang je deze bepaalde dingen in je programma wilt hebben en pas deze programmapunten daarna in een goed lopend programma. Houdt wel altijd rekening met programmapunten die eventueel niet door kunnen gaan en zorg voor een back-up plan. Zo kan een spreker altijd de dag voor je event ziek worden.

5. Zorg voor goede catering

Afhankelijk van de locatie, de grootte en de duur van het event is wat te eten en drinken onmisbaar op een event. Vooral wanneer gasten gaan netwerken doen ze dit vaak graag onder het gemak van een hapje en drankje.

6. Uitnodigingen en marketing van het event

Naast alle voorbereiding van het event is ook de marketing van het event erg belangrijk. Hoe goed het event dan ook is regelt, als niemand van het event af weet komt er niemand opdagen en wordt het event nooit een groot succes. Zorg dat je ruim van tevoren eventuele uitnodigen verstuurd zodat je gasten rekening kunnen houden met de datum en maak een duidelijk marketingplan. Zorg dat je bij de marketing goed rekening houdt met de doelgroep die je wilt bereiken en dat je je echt op deze doelgroep focust. Net zo goed als geen marketing, zorgt slechte marketing er ook voor dat je event geen succes wordt. Een event heeft een doel en wanneer de juiste doelgroep niet wordt bereikt kan je een heel leuk event hebben met veel mensen, maar heeft dit alsnog geen verdere invloeden op het succes van jouw bedrijf.

Het plannen van een event is erg tijd en energie rovend, maar met een goede planning kan het zeker een groot succes worden. De allerbelangrijkste tip? Begin ruim op tijd! Zeker bij grote events is er altijd een kans dat het regelen van bepaalde zaken langer duurt dan verwacht, dus houdt hier rekening mee.

Ook is het handig om na een event alles te noteren dat goed of minder goed ging, dit kan goed van pas komen bij een volgend event en voorkomt dat je dezelfde fouten nog een keer maakt.

Deel dit bericht

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Hoe is Plannr ontstaan?

Hoe is Plannr ontstaan? In 2013 was blndr BV, een bedrijf wat professionele photobooth systemen produceert en verhuurt voor evenementen, flink aan het groeien. De

Wat is SaaS (Software-as-a-Service)?

Wat is SaaS? Begin van deze eeuw zou iemand je raar aankijken als je de afkorting SaaS zou gebruiken in een zin. Maar tegenwoordig is

Wil jij tijd besparen door een krachtige planningstool?

Probeer plannr nu 14 dagen gratis

Efficient plannen

Met de uitgebreide planningstool bespaar je tijd met jouw planning. Zie direct wie er beschikbaar is en zorg dat je medewerkers makkelijk op de hoogte zijn van alle informatie.

Werknemers Beheer

Werknemers beheer

Duidelijk overzicht van jouw werknemerspool met de database van Plannr. Vul zelf het systeem aan met gegevens die voor jouw organisatie relevant is.

Communiceer met je medewerkers

Communiceer met je medewerkers

Blijf altijd in contact met je werknemers door het onbeperkt sturen van push-berichten en e-mails naar gefilterde groepen.

Mobiele Apps en integraties

Je werknemers kunnen via de mobiele app van Plannr zichzelf eenvoudig inschrijven voor opdrachten, hun rooster bekijken en declaraties indienen.

urenregistratie

Urenregistratie

In combinatie met de mobiele app kunnen werknemers in- en uitklokken voor opdrachten. Liever niet? Dan vullen werknemers achteraf hun gewerkte uren in via de declaratiemodule.

Inzichten en rapporten

Inzichten en rapportages

Krijg goed inzicht in de geplande uren versus de daadwerkelijk gewerkte uren.

nieuwe medewerkers

Nieuwe medewerkers

Stel zelf je sollicitatieformulier samen, en jouw potentiële werknemers komen automatisch ter beoordeling in je administratie terecht. Zet ze eenvoudig om naar medewerker.

Administatie Plannr

Administratie

Stel vergoedingen in, verreken reistijd en pauze en krijg zo een secuur overzicht van de kosten. Met een speciaal gebruikersniveau kun je jouw accountant toegang geven.

personaliseren

Personaliseren

Eigen kleuren gebruiken? Logo zichtbaar voor werknemers? Met de personalisatie-opties zorg je dat werknemers zich thuisvoelen in Plannr.

Efficient planning

With the extensive planning tool you save time with your planning. See immediately who is available and ensure that your employees are easily informed of all information.

Werknemers Beheer

Employee management

Clear overview of your employee pool with the Plannr database. Supplement the system yourself with data that is relevant to your organization.

Communiceer met je medewerkers

Communicate with your employees

Stay in touch with your employees by sending unlimited push messages and emails to filtered groups.

Mobiele Apps and integraties

Your employees can easily register for jobs, view their schedules, download the latest call-sheet. See who their coworkers are, view important information and submit claims via the Plannr mobile app.

urenregistratie

Timesheets

Combined with a powerful App, employees can clock in and out for assignments. Rather not? Then employees fill in their hours worked afterwards via the declaration module.

Inzichten en rapporten

Insights and reports

Get a good insight into the planned hours versus the hours actually worked.

nieuwe medewerkers

New employees

Compile your own application form. Your job candidates will automatically enter your administration for assessment. Easily convert them to employee.

Administatie Plannr

Administration

Set reimbursements, travel time and breaks to get a precise overview of the costs. With a special user level you can give your accountant access.

personaliseren

Personalize

Use your own colors? Logo visible to employees? With the personalization options, you can make employees feel at home in Plannr.

Wij gebruiken cookies om deze site beter te maken en je relevante informatie te tonen. Meer informatie