Hoe is Plannr ontstaan?
In 2013 was blndr BV, een bedrijf wat professionele photobooth systemen produceert en verhuurt voor evenementen, flink aan het groeien. De flexibele pool van medewerkers groeide van in een paar jaar van ca. 8 naar 45 man met verschillende functies; chauffeurs, fotografen, shiftmanagers en hostessen.
We maakten onze personeelsplanningen in Excel en lieten medewerkers na afloop van de dienst een google formulier invullen met de gewerkte uren. Dat werkt tot ca 10 personen uitstekend maar naarmate het aantal klanten en opdrachten toe nam werd het erg onoverzichtelijk. Veel bellen of mensen kunnen werken, mailen, whatsapp berichten sturen met aangepaste draaiboeken, niet kloppende declaraties, wisselende diensten, uitvallers, vervallen contracten kortom…gedoe! Daarnaast leverde het naast dubbel werk en tijdverlies vooral ook stress op voor mij en mijn collega’s.
De zoektocht
Rond die periode zijn we actief op zoek gegaan naar een geschikt planningspakket. Er was ook toen al (2014) een flinke keur aan planningspakketten op de markt. We hebben diverse partijen uitgenodigd om te pitchen en hebben de beste 5 getest. Helaas zonder succes. Geen enkel pakket sloot aan bij onze wensen! Hadden wij dan zulke specifieke wensen? Hoe kwam het dat er geen enkel pakket aansloot bij ons bedrijf? Na uitgebreid onderzoek bleek dat bijna alle beschikbare pakketten gericht waren op repeterende planningen maken. Terwijl wij in een markt actief zijn waar personeel met verschillende functies, voor wisselende klanten, op wisselende locaties met wisselende tijden moesten worden ingezet. Daar was geen enkel pakket op gericht.
Toch zelf ontwikkelen!
Doorgaan op de manier waarop we nu werkten was geen optie. Maar het ontwikkelen van software is een tijdrovende en duren aangelegenheid. Toch besloten we om actie te ondernemen. Om te voorkomen dat de kosten uit de hand zouden lopen besloten we in een periode van maximaal 6 maanden tot een MVP te komen (Minimum Viable Product). De eerste productontwerpen van Plannr waren gericht op een benadering vanuit de Planner en medewerker. Het moest een intuïtief planningssysteem worden wat gemakkelijk in gebruik is en een duidelijk overzicht geeft. De eerste versie was vooral bedoeld om overzicht te creëren voor de planner en het besparen van dubbel werk en te kijken of het zou werken voor ons. In het eerste jaar dat we Plannr aan het testen waren kregen we van veel andere ondernemers uit de hospitality- en event branche vaak de vraag of ze ook gebruik konden maken van Plannr. Ondanks dat Plannr gebouwd was als cloud based toepassing was er geen rekening gehouden met het feit dat andere bedrijven gebruik zouden willen maken van Plannr. We hadden het systeem gebouwd voor onze eigen behoefte en wensen. Blijkbaar waren er meer bedrijven die behoefte hadden aan een planningssysteem gericht op plannen van flexibele personeel.
Plannr 2.0
Kort daar hebben daarna besloten om nog meer onderzoek te doen naar de werkwijze van andere bedrijven met flex personeel. We moesten ervoor zorgen dat in Plannr de verschillende manieren van plannen specifiek genoeg waren om aan te sluiten bij de manier van werken van elk bedrijf maar wel generiek genoeg om geen klantspecifieke aanpassingen te hoeven doen. Onze ervaring met het bouwen van SaaS software kwam hierbij goed van pas.
Nadat we dit duidelijk in kaart gebracht hadden is het volledige platform volledig op de schop gegaan en vanaf scratch weer ontwikkeld met daarbij alle kennis die we hadden opgedaan verwerkt. Plannr moest een schaalbaar zelfstandig SaaS product worden voor het plannen van flexibel personeel, gericht op de hospitality- en eventsector. Door de ervaring die we opgedaan hadden bij het bouwen van de eerste versie, wisten we inmiddels ook goed wat de product kaders waren. We gingen ons richten op het proces vanaf inschrijving van nieuw personeel tot aan uitbetaling. (Het maken en verwerken van loonstroken is een compleet andere business).
Niet voor iedereen
Bij het testen van Plannr in verschillende sectoren kwamen we erachter dat Plannr niet voor elk bedrijf geschikt is. Voor ondernemingen die gebruik maken van repeterende planningen (bijvoorbeeld supermarkten, retail of horeca) op 1 vaste locatie, bleek Plannr niet de meest efficiënte tool. We konden al snel stellen dat Plannr geschikt is voor elk bedrijf dat te maken heeft met de volgende 4 criteria.
- Voor verschillende klanten
- Voor wisselende locaties
- Verschillende type medewerkers
- Wisselende data en tijdstippen
Indien je niet te maken hebt met een van bovenstaande criteria is de kans groot dat er een pakket in de markt is dat beter aansluit bij jouw bedrijf. Met het opstellen van deze criteria bleek dat Plannr niet alleen goed past in de hospitality- en eventsector maar ook in andere branches. We zijn vanaf dat moment ook gaan testen met bedrijven in andere sectoren die voldoen aan bovenstaande criteria.
Duidelijke visie en toekomst plannen
In de afgelopen jaren heeft Plannr zich ontwikkeld tot een compleet pakket voor het inplannen van flexibel personeel in diverse branches. Het besparen van tijd, creëren van overzicht voor de plannr en gemak voor de medewerker staan hierbij nog steeds centraal.
Het ontwikkelen van Plannr doen we op basis van de feedback van onze klanten in combinatie met een duidelijke roadmap voor de toekomst. We brengen twee keer per jaar een major release uit (Summer en Winter release) en tussendoor kleine verbeteringen en bugfixes. We hebben nog steeds hetzelfde doel, zorgen dat we de lastige dingen uit handen nemen, zodat jij je kan richten op andere zaken.
We zien het aantal klanten in Nederland dit jaar wederom groeien en verwachten dit jaar dan ook een verdubbeling van het aantal klanten.
