Wat is nou eigenlijk strategische personeelsplanning? Iedereen met medewerkers in dienst weet wat personeelsplanning inhoud vaak via een Excel bestandje en via enkele berichtjes op WhatsApp of als je het wat slimmer aanpakt via een personeelsplanning tool zoals Plannr. Maar hoe word deze standaard personeelsplanning nou strategische en wat heb je hier aan? Dat is wat ik je door middel van deze blog ga vertellen.
Strategische personeelsplanning zorgt ervoor dat je voldoende personeel hebt op de momenten dat jij deze nodig hebt. Dit zorgt ervoor dat je minder gestrest nog kort van te voren bezig bent met personeels planning maar met een gerust hard en met voldoende personeel een evenement op gaat.
Om goede inzicht te krijgen in hoe jouw strategische personeelsplanning in elkaar moet zitten zijn er enkele vragen die we kunnen stellen. Hoe ziet jouw huidige medewerkers pool eruit en hoe ziet de toekomstige of gewenste medewerkers pool eruit?
Wie zitten er nu in mijn pool?
Als eerst kijken we naar de huidige personeelsplanning. Om dit goed in kaart te brengen moeten we enkele vragen stellen.
· Bevat mijn pool voldoende medewerkers om mijn huidige evenement te kunnen bemannen?
· Zijn er voldoende mensen met kennis binnen de medewerkers pool? Of gaat er veel kennis weg en moet dit elke keer weer bij getraind worden?
· Is er voldoende aanbod van potentiële medewerkers? Zo niet, kan hier wat aangedaan worden?
· Hoe ziet mijn huidige medewerkers pool eruit? Opleidingsniveau? Leeftijd?
· Zijn er medewerkers die zich verder willen ontwikkelen?
Als je dit allemaal voor jezelf beantwoord hebt dan hebben we een beter idee hoe de huidige pool eruit ziet en kunnen we beter kijken naar wat er in de toekomst wellicht moet veranderen om een goede personeelsplanning te behouden.
Mijn ideale medewerkers
Voordat we kunnen gaan kijken naar de ideale medewerkers moeten we eerste kijken naar wat de markt zou kunnen gaan doen in de toekomst en hoe je bedrijf in deze markt staat. Stel jezelf vragen zoals:
· Hoe ziet de markt eruit over een aantal jaar? Creëer een aantal mogelijke scenario’s om een beter beeld te krijgen.
· Ga je andere producten of diensten aan de markt aanbieden?
· Wat gaat de concurrentie doen? Gaan deze andere producten of diensten aanbieden? En hoe onderscheid je je van de concurrentie?
Als deze vragen beantwoord zijn kunnen we beter gaan kijken naar welke en hoeveel medewerkers je wellicht nodig gaat hebben om deze spelingen in de markt of in je bedrijf op te kunnen vangen. De volgende vragen kunnen je helpen met het bepalen welke medewerkers je nodig hebt.
· Welke vaardigheden en talenten hebben de medewerkers nodig?
· Hoe kunnen de huidige medewerkers behouden worden of ze verder laten ontwikkelen?
· Hoeveel kosten potentiële medewerkers? In tijd? In geld?
Alle vragen beantwoord
Als je alle vragen beantwoord hebt dan kun je de huidige medewerkers naast de ideale medewerkers en het vooruitzicht op de markt leggen om te kunnen kijken of deze in balans is. Zijn er voldoende medewerkers om mogelijke gaten op te vullen? Moeten huidige medewerkers meer getraind worden of moet er al gekeken worden naar hoe huidige medewerkers behouden kunnen worden.
Deze strategische personeels planning zorgt ervoor dat je in de toekomst niet met lege handen komt te staan en voldoende getraind personeel behoudt om alle huidige en toekomstige opdrachten van een leien dakje te laten gaan.
Een belangrijke gedeelte van strategische personeelsplanning is er zeker van te zijn dat je voldoende personeel hebt voor als er iemand uitvalt of wanneer je plotseling een grote opdracht ontvangt. Flex medewerkers zijn hiervoor ideaal om er zeker van te zijn dat je een grote pool klaar hebt staan. Helaas brengt een grote pool ook nadelen met zich mee en valt dit moeilijk in te plannen en overzichtelijk te houden. Personeelsplanning tools zoals Plannr kunnen je hierbij helpen om ook grote flex pools overzichtelijke te houden en gemakkelijk in te plannen.
