Wat is SaaS?
Begin van deze eeuw zou iemand je raar aankijken als je de afkorting SaaS zou gebruiken in een zin. Maar tegenwoordig is het bijna onmogelijk om een bedrijf te runnen zonder gebruik te maken van een SaaS dienst.
Software-as-a-Service (SaaS) is een business model waarbij softwaretoepassingen via internet geleverd worden, dus als service. Vaak hebben de gebruikers van de dienst een abonnement op de toegang, waardoor SaaS ideaal is voor veel verschillende toepassingen. Denk aan diensten voor particulier gebruik zoals Spotify, Netflix of maar ook zakelijke software zoals e-mail, interne communicatie software, fotobewerkingssoftware, CMR of software voor personeelsplanning.
Het idee om de hosting van zakelijke toepassingen centraal te regelen is niet nieuw. In de jaren negentig zijn er door de opkomst van internet steeds meer Application Service Providers (ASP’s) gekomen. Die verzorgden het beheer maar bijvoorbeeld ook de hosting van toepassingen van externe softwareleveranciers, maar daarnaast moest er ook nog steeds software worden geïnstalleerd op de computer van de gebruiker.
SaaS is eigenlijk een verbeterde versie van het hierboven omschreven ASP-model: de leveranciers beheren hun eigen software en er hoeft niets meer te worden geïnstalleerd door de gebruiker. De software wordt namelijk geleverd via internet – of beter gezegd, via de cloud. Met cloud computing kunnen bedrijven via internet eenvoudig diensten afnemen. Dat werkt ongeveer hetzelfde als bijvoorbeeld het afnemen van electra of water van een nutsbedrijf.
Het op SaaS gebaseerde cloud model levert bedrijven tegenwoordig een aanzienlijke tijd- en geldbesparing op, maar daar waren wel eerst een aantal andere ontwikkelingen voor nodig:
- Betere en snelle internetaansluitingen. Daardoor is de snelheid van de gemiddelde aansluiting nu goed genoeg voor het gebruik van SaaS-toepassingen. En doordat breedbandinternet en bijvoorbeeld 4G en 5G op veel grotere schaal beschikbaar is, zijn ook de services beter beschikbaar.
- Standaardisering van digitale technologie. Met algemeen gangbare protocollen verlopen zaken als het delen, integreren en opschalen van cloud programma’s en -services een stuk eenvoudiger. De gebruikers profiteren hiervan, met name in een omgeving waarin verschillende apparatuur in gebruik is.
- Toenemend gebruik van web-interfaces. Steeds meer gebruikers werken graag in een web-omgeving omdat deze bekend, gebruiksvriendelijk en overal te bereiken is.
- Snelle inburgering van mobiele apparaten. Door het hoge percentage smartphones gebruikers zijn de SaaS toepassingen hierop aangepast.
- Toename van het aantal thuiswerkers. Mensen willen overal online kunnen werken, niet alleen op kantoor. Vooral tijdens bijvoorbeeld de lockdown met Covid-19 waarbij veel medewerkers thuis werken maar wel altijd en overal toegang nodig hebben tot het systeem. Daarvoor is een SaaS-oplossing ideaal.
Wat zijn de voordelen van SaaS
Wat is de reden om over te stappen naar SaaS? Bedenk maar eens waarom je tegenwoordig liever een abonnement hebt bij een dienst als Spotify hebt voor al je muziek. Bedrijven die zijn overgestapt op een cloudgebaseerde SaaS-oplossing, noemen verschillende redenen. Enkele daarvan zijn tijdsbesparing, betere kosteneffectiviteit, schaalbaarheid en overal toegang tot services en automatische updates. Hieronder staat wat uitgebreider beschreven wat de voordelen van SaaS zijn:
- Lage kosten voor set-up en infrastructuur. Geen investeringen nodig die verspreid over een aantal jaar moeten worden afgeschreven.
- Overal toegankelijk. De services zijn toegankelijk vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Hierdoor kunnen mensen thuiswerken, blijft hun productie nagenoeg gelijk aan die op kantoor en is er minder kantoorruimte nodig.
- Snelle implementatie. Vergeleken met een eigen IT-oplossing ontwikkelen of aanschaffen is de set-up van een Saas toepassing met een paar klikken geregeld.
- Schaalbaarheid. De toegang tot de service wordt doorgaans met een maand of jaar-abonnement voor een bepaald aantal gebruikers geregeld, dus bedrijven nemen alleen af wat ze nodig hebben. Het is niet alleen makkelijk maar ook effectief om het aantal licenties en de functionaliteit te kunnen afstemmen op wat er op dat moment nodig is.
- Service Level Agreements (SLA’s). Bij een SaaS dienst ben je afhankelijk van de leverancier van de dienst, vaak een belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering. In een SLA leg je met de leverancier van de SaaS dienst afspraken vast over het nakomen van beschikbaarheid en prestaties.
- Geregeld automatische updates. Elke maand, kwartaal of half jaar verzorgt de leverancier alle updates. Je hoeft dus niet langer verouderde software up-to-date te houden of daar ondersteuning voor te bieden.
- Tijdige verbeteringen worden automatisch door de leverancier doorgevoerd. Doordat er meerdere gebruikers van het SaaS product zijn is er vaak direct feedback van gebruikers waardoor het product zichzelf vaak blijft verbeteren.
- Beveiliging op het hoogste niveau. De beveiliging van je data is niet iets waar je zelf op hoeft te letten, dit is veilig opgeslagen in de SaaS-toepassing en wordt verzorgd door de leverancier.
- Wat is Plannr? Plannr heeft op SaaS-gebied een toepassing ontwikkeld voor bedrijven die te maken hebben met plannen van flexibel personeel. Ontdek wat Plannr Plannings software voor jouw bedrijf kan betekenen.
Er zijn nog steeds bedrijven die voor het plannen van de flexibele schil aan personeel werken met Excel, Whatsapp, bellen en losse briefjes. Het overzicht bewaren is daar een enorme uitdaging. We hebben meerdere bedrijven die werkten in een Excel sheet met >200 medewerkers geholpen met de overstap naar Plannr.
Hoe ziet SaaS toepassing eruit?
Bij een SaaS-oplossing hoef je zelf geen hardware of software te kopen, installeren en te onderhouden dat doet de leverancier van de SaaS toepassing voor jou. Voor de klant begint het dus pas op het moment dat de oplossing echt gebruikt wordt. Hier volgen enkele algemene kenmerken van SaaS-services.
- Cloud Architectuur met meerdere beheerders, dus alle gebruikers en toepassingen maken gebruik van een gezamenlijke infrastructuur die centraal wordt onderhouden door de leverancier.
- User levels, er kan onderscheid worden gemaakt door met verschillende gebruikersniveaus te werken. De medewerker kan bijvoorbeeld wel de planning inzien maar niet wijzigen.
- Toegang via elk apparaat met een internetverbinding, wat de toegang tot informatie en het up to date houden van alle gegevens een stuk eenvoudiger maakt. Alle informatie is centraal opgeslagen.
- Vertrouwde web-interfaces, die lijken op de consumentenwebsites die gebruikers al kennen. (Dit kan de acceptatie en het daadwerkelijke gebruik van SaaS-service aanzienlijk verbeteren.) Vooral voor de jonge generatie is een prettige user interface van groot belang voor het daadwerkelijke gebruik.
- Functionaliteit voor samenwerking zodat meerdere collega’s op bijvoorbeeld verschillende locaties toch effectief kunnen samenwerken in hetzelfde systeem.
SaaS voor het MKB
In de tijd dat er alleen maar client-serversoftware was, profiteerden vooral de grote ondernemingen van technologische trends. Die vergden namelijk een fikse investering, plus een eigen IT-afdeling die de implementatie, het onderhoud en de beveiliging voor haar rekening nam. In het MKB hadden maar weinig bedrijven geld voor dit soort investeringen, en als ze dat geld al hadden, waagden ze zich meestal niet aan zo’n grote uitgave.
Voor het MKB is SaaS een doorbraak. Alles wat er aan infrastructuur nodig is, kan met SaaS worden geboekt als maandelijkse uitgave, die bovendien kan worden verhoogd of verlaagd wanneer het bedrijf verandert. Daardoor kan het MKB zich nu nieuwe technologie veroorloven die voorheen niet te betalen was.
Doordat het nu mogelijk is om de implementatie en het beheer van belangrijke functionaliteit uit te besteden, kunnen groeiende bedrijven zich volledig richten op hun kernactiviteiten. En dan zijn er ook nog de meer in het oog springende voordelen als een snelle set-up, minimale investeringen vooraf, de mogelijkheid om op afstand te werken en de schaalbaarheid.
SaaS vs. locatiegebonden softwarepakketten
Voordat er SaaS toepassing waren, werkten bedrijven bijna altijd met software die was geïnstalleerd op eigen hardware. Zoals pakketten met toepassingen voor spreadsheets, databases en e-mail, maar ook gespecialiseerde pakketten voor bijvoorbeeld projectmanagement of Business Intelligence.
Wat zijn nu precies de verschillen?
| Locatiegebonden softwarepakketten | SaaS | |
| Set-up en onderhoud | De software moet door de interne IT-afdeling worden beoordeeld aangeschaft geïnstalleerd beveiligd onderhouden en bijgewerkt op de eigen systemen. | Alleen aanmelden voor een systeem dat al gebruiksklaar is. De SaaS-provider is verantwoordelijk voor de software hosting beveiliging en het onderhoud en updates. |
| Schaalbaarheid en betaalbaarheid | De kosten van software en hardware zijn mogelijk te hoog. Vooral voor kleinere bedrijven. Het kan ook moeilijk zijn om snel op te schalen om te kunnen inspelen op groei of verandering | Extra gebruikers en/of toepassingen zijn snel en eenvoudig toe te voegen als dat nodig is. Je betaalt voor wat je daadwerkelijk nodig hebt of gebruikt waardoor dit een uitermate kosteneffectieve oplossing is voor elk bedrijf van klein tot groot. |
| Systeemintegratie | Een bedrijf kan verzeild raken in een situatie waarin het ondersteuning nodig heeft voor de diverse systemen die naast elkaar worden gebruikt maar het te risicovol vinden om deze te integreren omdat elk systeem zijn eigen code en opbouw heeft | Het as-a-service-model is zo gemaakt dat aanvullende services naadloos naar behoefte kunnen worden geïntegreerd. |
| Kosten | Vooraf kosten voor software en licenties en mogelijk ook voor de servers en hardware waarop de software moet draaien | Bij SaaS is sprake van een abonnement op basis van het aantal gebruikers zodat er vooraf geen kosten aan zijn verbonden. |
De toekomst van SaaS?
We hebben geen glazen bol maar we zien dat er steeds meer SaaS en cloud computing bedrijven bij komen. Ons idee is dat er meer specialistische services aangeboden worden. Daarnaast komen er steeds meer integraties tussen verschillende diensten en is er steeds meer aandacht voor de relatie tussen klant, planner en medewerker.
De toekomst van de SaaS-sector
De opkomst van Software-as-a-Service heeft geleid tot een aparte sector die producten en services op abonnementsbasis aanbiedt. Dat heeft ook gevolgen voor de klant: die doet niet langer eenmalig een op zichzelf staande aanschaf, maar betaalt periodiek voor een abonnement en blijft dus behouden. Op basis van deze trend voorspelt Gartner dat in het jaar 2020 meer dan 80% van de softwareleveranciers is overgestapt van het aloude licentie- en onderhoudsmodel op een abonnementsmodel.
De toekomst van SaaS in het bedrijfsleven
Er is steeds meer vraag naar grote gegevensvolumes, snelle software en grootschalige back-up mogelijkheden. Daarom is de kans groot dat bedrijven hun IT-activiteiten steeds vaker bij een gespecialiseerde serviceprovider neerleggen. Bedrijven die al volledig zijn overgestapt op SaaS, zijn eerder geneigd om te kiezen voor een geïntegreerde end-to-end-oplossing, zodat ze meer tijd overhouden voor waar ze zelf goed in zijn. Daardoor is er vaker sprake van een langdurige relatie met de serviceprovider, en dat leidt weer tot meer innovatie bij de provider. Die heeft namelijk beter inzicht in wat de klant nodig heeft en kan dat vervolgens aanbieden.
